E-Mail(EDV)

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

An dieser Stelle soll es weniger um die Frage gehen, welches E-Mail-Programm um wieviel besser als Microsofts Outlook Express ist, sondern es soll ein kurzer Leitfaden zum prinzipiellen Umgang mit dem Medium gegeben werden.

Wie Sie ihre E-Mails bearbeiten, bleibt natürlich ihnen überlassen: Ob per webmailer über einen Browser oder per Mailprogramm wie Outlook Express oder Thunderbird, es gibt für beide Varianten Gründe. Im ersten Fall haben Sie ihre E-Mails an jedem Rechner der Welt immer verfügbar, vorausgesetzt, er verfügt über einen Internetanschluß. Aber auch ein E-Mail-Programm auf dem heimischen Rechner hat seine Vorteile: Die E-Mails liegen lokal auf dem Rechner und sind auch ohne aktive Internetverbindung greifbar. Das ist gerade, wenn Sie über keine DSL-Flatrate verfügen, sondern für jede Online-Minute zahlen müssen, von Vorteil. Zudem verfügen gute E-Mail-Programme über einige Annehmlichkeiten, die ein webmailer nicht bietet oder bieten kann.

Auch wenn die Kommunikation in Schriftform durch den Einsatz von E-Mails um ein vielfaches schneller und (vermeintlich) auch einfacher geworden ist und zudem oft einen eher unverbindlichen Charakter hat, sollte man sich gerade bei E-Mails, die nicht für Freunde und Bekannte gedacht, sondern an Geschäftspartner, Behörden, Firmen oder Dozenten gerichtet sind, um Form und Inhalt Gedanken machen.

Die folgende Liste soll dabei als Anhaltspunkt dienen:

Die Netiquette in E-Mails

  • E-Mail-Adresse

Für "offizielle" Korrespondenz sollten Sie sich eine seriöse und vor allem unverfängliche Adresse zulegen, etwa nach dem Muster Vorname.Nachname(ät)providerxyz.de.

Richtig: michael.mueller(ät)providerxyz.de

Falsch: Supermichi011082(ät)providerxyz.de

  • Absendername

Der Eintrag in der "Von"-Zeile einer E-Mail enthält einen vom Absender frei vergebenen Eintrag. In der Regel steht dort "Vorname Nachname" oder auch "Nachname, Vorname". Sie sollten von lustigen aber nichtssagenden Einträgen Abstand nehmen.

Richtig: Michael Müller

Falsch: Supermichi011082

  • Betreff

Die Betreffzeile ist ein oft vernachlässigter Teil einer E-Mail. Der Betreff ist deshalb so wichtig, weil er dem Empfänger auf eine Blick zeigen soll, worum es in der E-Mail geht. Die Betreffzeile sollte also sachbezogen gewählt werden.

Richtig: Anfrage bzgl. Betriebspraktikum im Sommersemester 2007

Falsch: Frage!

  • Anrede

Wie im "althergebrachten" Brief auch sollte der Adressat, soweit nicht persönlich näher bekannt, förmlich angesprochen werden. Bei längerem (E-Mail-)Kontakt kann man dies ggf. auch lockern.

Richtig: Sehr geehrter Herr Meier

Falsch: Moin/Hallo Herr Meier

  • Syntax, Orthographie und Interpunktion

Auch wenn die Kommunikation per E-Mail eine sehr schnelle ist, sollten Sie in diesem Punkt auf keinen Fall nachlässig sein. E-Mail-Programme können Ihnen mit eingebauten Rechtschreibkorrekturen dabei helfen. Achten Sie auf korrekte Schreibweisen und nutzen Sie die Satzzeichen, die Ihnen die deutsche Sprache bietet. Auch wenn es den Anschein hat, als hebe das Internet sämtliche Regeln der Groß- und Kleinschreibung auf, erleichtern Sie dem Empfänger das Lesen ungemein, wenn Sie konservativ an die Sache herangehen. Auch hier gilt im Zweifelsfall: Orientieren Sie sich am geschriebenen Brief. Auch das "Schreien" (Wörter ausschließlich in Großbuchstaben) in E-Mails sollten Sie vermeiden. Eine fehlerfreie E-Mail zeigt dem Adressaten, dass Sie ihn ernst nehmen, ein stark fehlerhafter Text zeugt hingegen u.U. von Desinteresse. Sie sollten also vor dem Absenden den Text noch einmal auf Tippfehler überprüfen. Übrigens machen multiple Satzzeichen eine Falschaussage auch nicht richtiger ...

Richtig: In Bezug auf die Stellenausschreibung bitte ich um weitere, das Anforderungsprofil betreffende Informationen.

Falsch: wegen dem angebot in der zeitung wollt ich ma fragen ob ich auch schreiben können mus oder op das auch ohne geht!?!?!?

  • (html-)Formatierungen

Sind bunte und große Schriften wirklich nötig? In der Regel reicht eine einfache Textmail in schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund völlig aus. Gerade bei „offiziellen“ Korrespondenzen wird auf grün blinkende Zeilen weniger Wert gelegt. Zudem sind reine Textmails kleiner, Modem-Benutzer freuen sich. Verzichten Sie möglichst auf html-mails, sie werden von einigen empfindlichen Zeitgenossen sogar komplett ignoriert bzw. in den Müll geworden oder zumindest automatisch vom Mail-Programm des Empfängers wieder in reinen Text umgewandelt.

  • Nachrichtenlänge

Die Nachricht sollte natürlich in erster Linie aussagekräftig sein. Mit einiger Wahrscheinlichkeit sind Sie bei der Sekretärin eines Instituts aber nicht der einzige an diesem Tag, der ihr eine mail schickt, deshalb: Fassen Sie sich kurz.

  • Grußformel

Die Grußformel sollten Sie keinesfalls vergessen oder gar absichtlich weglassen. Auch sie sollte dem Adressaten angemessen gewählt werden.

Richtig: Mit freundlichen Grüßen, Michael Müller

Falsch: HDGDL Dein Michael

  • Sicherheit

E-Mails sind nicht 100%ig sicher, sowohl auf technischer Seite (obwohl die Verschlüsselung von E-Mails möglich ist, s.u.) als auch durch das klassiche "Über-die-Schulter-Schauen". Sie sollten Vorsicht walten lassen bei der Übermittlung persönlicher Daten wie Kreditkarten-Nummern, Passwörtern usw. Sollte dies wirklich nötig sein, geben Sie solche Informationen besser telefonisch durch.

  • Antworten

Den Originaltext – falls nicht zu lang – sollten Sie in ihrer Antwort belassen, sonst ist der Zusammenhang möglicherweise für den Empfänger nicht mehr erkennbar. Antworten sollten möglichst unter dem Originaltext stehen. Wenn Sie in den Originaltext hineinschreiben wollen, sollten die Textteile optisch getrennt sein. Dies erledigen aktuelle E-Mail-Programme in der Regel automatisch, etwa durch das Setzen eines „>“ vor den Originaltext (Inline-Quoting).

Richtig: s.o.

Falsch: TOFU, vor allem bei knappen Antworten auf längere Texte.

  • Signaturen

Automatisch an eine E-Mail angehängte Signaturen können für den Adressaten hilfreich sein, zeigen Sie doch in der Regel alle wissenswerten Kontaktdaten des Absenders auf einen Blick, zum Beispiel alternative Kontaktmöglichkeiten wie Telefon o.Ä. Signaturen sind leicht in allen gängigen E-Mail-Programmen einzurichten und sollten zwischen vier und acht Zeilen lang sein.

  • Höflichkeit

Oberstes Gebot: Seien Sie höflich! Nicht: „ich will“, sondern „ich möchte“. Seien Sie geduldig bzgl. der Antwort auf ihre Anfrage. Nicht jeder hat die Zeit, alle 10 Minuten seine E-Mails abzurufen und umgehend zu antworten. Falls keine Fehlermeldung nach dem Absenden der Mail an Sie zurückkommt, ist die Nachricht in der Regel auch beim Empfänger angekommen. Sehen Sie also von stündlichen Nachfragen wie „ist die mail angekommen?“ ab.

  • Anhänge

Anhänge sollten nur auf Anfrage gesendet werden. Word-Dateien sollten nur wenn absolut nötig verschickt werden, weichen Sie besser auf PDF-Dateien aus. Verschicken Sie möglichst keine *.exe-Dateien und auch die Größe des Anhangs sollte sich trotz verbreiteter DSL-Zugänge im Rahmen halten

  • Ironie, Sarkasmus etc.

Gerade bei offiziellem Mail-Verkehr sollten Sie diese Stilmittel mit Bedacht einsetzen, insbesondere wenn Sie den Empfänger nicht persönlich kennen.

  • Virenwarnungen, Kettenbriefe etc.

Niemals weiterschicken!

  • Zu guter Letzt

Vor dem Abschicken sollten Sie noch einmal den korrekten Adressaten der Nachricht überprüfen, eine Läster-E-Mail über einen Vorgesetzten an den falschen Empfänger hat schon längere unbezahlte Urlaube eingeleitet.

Fazit

Wenn Sie an einigen Stellen unsicher sind, wie und was Sie schreiben sollen, sollten Sie sich an den Regeln des normalen Briefverkehrs orientieren. Lieber zu formell als zu locker.

Programme

Mozilla Thunderbird

Darstellung: Einfach zu bedienen, Open Source und somit kostenlos, mit einer Vielzahl von möglichen Erweiterungen. Sehr guter integrierter Spam-/Junk-Filter. Bei Bedarf sogar komplett vom USB-Stick lauffähig und für alle gängigen Betriebssysteme erhältlich.

Bezugsquelle: https://www.mozilla.org/de/thunderbird/

Opera

Darstellung: Auch der kostenlose Browser Opera bietet ein integriertes und leistungsfähiges E-Mail-Programm. Ebenfalls als Version für den USB-Stick erhältlich. Verfügbar für Windows, Linux und Mac OS, aber auch "Exoten" wie BeOS, FreeBSD und Solaris sowie Pocket PCs und Smartphones.

Bezugsquelle: http://www.opera.com

Weiterführende Informationen, links

Verschlüsselung von E-Mails mit GnuPG