PDF(EDV)

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Wenn Sie schon einmal Textdateien, beispielsweise Word-Dokumente (also solche mit der Dateiendung „doc“ oder "docx") per E-Mail oder auch per Datenträger wie Diskette oder CD ausgetauscht haben, haben Sie vielleicht schon einmal Bekanntschaft mit dem Phänomen gemacht, dass die Datei nach dem Öffnen nicht so aussieht, wie sie eigentlich aussehen sollte. Beispiel: Ein Freund schickt Ihnen eine Hausarbeit zur Korrektur und bittet Sie, sich besonders Seite 17 vorzunehmen. Leider endet die Ihnen zugesandte Datei schon auf Seite 15, obwohl sie vollständig zu sein scheint. Warum dies so ist und wie man es vermeiden kann, soll im Folgenden erläutert werden.

Probleme beim Versand von *.doc/docx-Dateien

Der Versand von *.doc/docx-Dateien birgt vier grundsätzliche Problem in sich:

  • Sie sind darauf angewiesen, dass der Empfänger eine Textverarbeitung installiert hat, welche die entsprechende Datei öffnen kann
  • *.doc/docx-Dateien können sogenannte Makro-Viren enthalten und gefährden somit potentiell Ihr System
  • die versandte Datei ist ohne weiteres veränderbar
  • durch verschiedene Einflüsse wird die Datei beim Empfänger nicht 100% identisch zu der von Ihnen erstellten Version sein.

Letzteres ist vermutlich das größte der angesprochenen Probleme. Die Hauptursache ist in der Regel die Verwendung von unterschiedlichen Programmen und Programmversionen auf Sender- und Empfängerseite, einer Tatsache, der Sie immer ohnmächtig gegenüber stehen: Niemand hat ständig die aktuelle Versionen aller Textverarbeitungen installiert. Wenn Sie als Sender der Datei diese etwa unter Word 2003 erstellt haben, ihr Gegenüber diese jedoch mit OpenOffice oder einer älteren Word-Version wie etwa Word 97 öffnet, kann es zu den eben genannten Problemen kommen. Selbst wenn der Empfänger ebenfalls Word 2003 benutzt, kann die Datei unter Umständen – etwa durch unterschiedliche Konfigurationen – bei ihm anders aussehen, als Sie dies beabsichtigt haben. Sei es, dass die Formatierungen durcheinandergeraten sind, also Überschriften verschoben oder falsch formatiert oder dass der Text im gesamten durcheinander geraten scheint. Im schlimmsten Fall können Sie die Datei vielleicht auch gar nicht erst öffnen. Auf dem System des Empfängers nicht vorhandene Schriften können eine weitere Ursache für die fehlerhafte bzw. abweichende Anzeige des Dokuments sein. Wenn Sie ein Textdokument mit einer nicht standardmäßig in Windows bzw. Word enthaltenen Schrift erstellt haben und ihr Gegenüber diese Schrift auf seinem System nicht installiert hat, kann er die Datei in der Regel zwar öffnen. Dabei wird dann in der Regel die nicht vorhandene Schrift durch eine Standardschriftart ersetzt. Dementsprechend wird der Text aber anders aussehen, als von Ihnen beabsichtigt, unter anderem dadurch, dass unterschiedliche Schriften unterschiedlich viele Zeichen in einer Zeile unterbringen können, der Umfang ihres Textes sich dementsprechend ändert. Bei vielen Dokumenten, etwa wenn Sie Vorlesungsmitschriften austauschen, werden Probleme wie verschobene Elemente wie Bilder oder Überschriften kein großes Problem darstellen. Wenn Sie jedoch zum Beispiel jemandem ihre Haus- oder gar Abschlußarbeit zum Korrekturlesen schicken, sind solche Sachen nicht mehr zweitrangig zu behandeln, dann kann eine verschobene Zeile oder eine verrutschtes Bild ein echtes Problem darstellen. Schließlich soll ihr Gegenüber Ihnen bei der Korrektur helfen und muß dementsprechend ein identisches Dokument vorliegen haben. Wenn Sie also Dokumente zur Information, nicht jedoch zum Verändern, versenden, sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen. Diese ist vor allem bei Textdateien untrennbar mit dem Format PDF verbunden.

Die elegante Lösung: PDF

Das Datenaustauschformat PDF wurde von der Firma Adobe entwickelt. PDF ist ein sogenanntes plattformunabhängiges Format. Das heißt, es ist egal, ob Sie ein Windows-, Linux- oder Apple-System benutzen, das Format ist auf jedem dieser Systeme prinzipiell zu öffnen. Was genau ist ein PDF-Dokument? Vereinfacht gesagt, ist ein PDF-Dokument eine Kopie eines von Ihnen oder einer dritten Person erstellten Dokuments wie etwa einer Textdatei. Sie können sich dies in etwa so vorstellen, dass über ihr Dokument eine Fixierfolie gelegt wird, dies dann abfotographiert wird und in eine neue Datei – eben eine PDF-Datei – geschrieben wird. Die neue Datei ist somit vor Veränderungen geschützt. Sie kann gelesen, ausgedruckt und weiterversandt werden, an Inhalt und Layout kann jedoch nichts geändert werden. Sie können mit einer PDF-Datei also sicher stellen, dass die von Ihnen erstellte Datei bei den Empfängern auch so angezeigt wird, wie Sie sich dies vorgestellt haben. Die Ursprungsdatei bleibt dabei völlig unangetastet.

PDF-Dateien lesen

Programme zum Lesen und Erstellen einer PDF-Datei werden nicht mit Windows mitgeliefert, Sie müssen an dieser Stelle also selber tätig werden und auf externe Programme zurückgreifen. Windows selber kann im Auslieferungszustand nichts mit PDF-Datei anfangen. Das wohl bekannteste Programm zum Lesen von PDF-Dateien ist der „Adobe Reader“, vormals „Adobe Acrobat Reader“. Dieser wird von der Firma Abobe kostenlos zum Download abgeboten. Wenn Sie mit einem Modem ins Internet gehen, sollten Sie beim Download allerdings Geduld mitbringen, die Größe der Installationsdatei beträgt in der aktuellen Version 10 (auch genannt "X") knappe 40 MB unter Windows, für Apple Mac OS X oder die Linux-Installation sogar fast das doppelte. Wenn Sie diesen Download scheuen, finden Sie die jeweils aktuelle Version des Adobe Reader auf den vielen Computerzeitschriften beigelegten CDs. Wenn Sie sich ohnehin mal eine CHIP, PC-Welt oder c't kaufen wollen, schauen Sie also ruhig mal auf die beilegte CD, dort werden Sie oftmals fündig. Eine schlanke und schnelle Alternative zum doch recht trägen Adobe Reader stellt der Foxit Reader dar. Je nachdem, wie leistungsstark ihr PC ist, dauert das Öffnen von PDF-Dokumenten mit dem Adobe Reader relativ lange. Auch auf aktuellen und sehr schnellen Rechnern können schon einmal mehrere Sekunden vergehen, bis das Dokument schließlich auf dem Bildschirm erscheint. Dies liegt daran, dass der Adobe Reader eine Vielzahl von internen Einstellungen beim Starten des Programmes lädt, dies dauert dementsprechend seine Zeit. Foxit Reader ist vom meisten dieses unnötigen Ballasts befreit und dementsprechend schneller, nicht nur beim Starten, sondern auch beim Blättern durch das Dokument. Dafür bietet es nicht ganz so viele Funktionen wie der Adobe Reader. Foxit ist mit ca. 12 MB nur ein Bruchteil so groß wie der Adobe Reader und hat den Vorteil, dass er aus nur einer einzigen Datei besteht, die Sie lediglich in ein Verzeichnis entpacken müssen und schon ist das Programm startbereit. Sie müssen es also nicht installieren, was zum Beispiel die Verwendung auf einem USB-Stick problemlos ermöglicht.

PDF-Dateien erstellen

Auch das Erstellen von PDF-Dokumenten aus Textdateien oder Webseiten ist mittlerweile kein großes Problem mehr. Die einfachste Möglichkeit, aus einem Dokument ein PDF zu erstellen, bietet OpenOffice. In jedem seiner Programmmodule – sei es Writer, Calc oder Impress – finden Sie unter der Menuleiste ein Symbol namens „PDF“. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine PDF-Datei ihres Dokuments erstellt. Dabei brauchen Sie keine Angst haben, ihre ursprüngliche Datei wird dabei nicht angerührt bzw. verändert. Sie müssen beim erscheinenden Fenster nur noch angeben, wo die PDF-Datei gespeichert werden soll und dann auf „OK“ drücken. Der Nachteil beim integrierten PDF-Export von OpenOffice: Die erstellten Dokumente sind gegenüber externen Lösungen, also anderen PDF-Erstellungs-Programmen, relativ groß, OpenOffice arbeitet in dieser Hinsicht (noch) nicht sonderlich effizient. Die Ausgabe selber ist jedoch qualitativ in Ordnung.
In Microsofts Word haben Sie diese Möglichkeit standardmäßig erst ab den neueren Versionen 2007 und jünger. Allerdings haben Sie, wenn Sie bevorzugt Word 2003 benutzen, die Möglichkeit, dies kostenlos nachzurüsten bzw. sich mit externen Hilfsprogrammen zu behelfen. Mit diesen machen Sie Word also PDF-tauglich (siehe Programme).

Für Fortgeschrittene: Der Adobe Acrobat

Natürlich bietet auch die Firma Adobe selber als Erfinder des Formats ein entsprechendes Programm, den sogenannten „Adobe Acrobat“. Die Bezeichnungen sind etwas verwirrend, da sich Adobe vor einiger Zeit entschlossen hat, diese zu ändern. Früher hieß das Programm zum Lesen „Acrobat Reader“, heute heißt es „Adobe Reader“, das Programm zum Erstellen hingegen „Adobe Acrobat“. In der Regel werden Sie dieses Programm jedoch zu Hause nicht benutzen, aus dem einfachen Grunde, dass es relativ teuer ist: In der aktuellen Version 10 bzw. "X" kostet es etwa 120€ als Standard-Version für Schüler und Studierende, als „professional“-Version mit erweitertem Funktionsumfang sogar etwa 550€. Natürlich müssen die hunderte Euro für den Adobe Acrobat sich irgendwie begründen. Tatsächlich bietet das Programm einige Optionen, die Sie in den kostenlosen Programmen nicht finden. Zum Beispiel können Sie damit Dokumente verschlüsseln oder bestimmte Funktionen, von denen Sie nicht möchten, dass der Lesende diese mit Ihrem Dokument veranstaltet, verbieten. So können Sie zum Beispiel damit einstellen, dass der Empfänger der von Ihnen erstellten PDF-Datei diese nicht ausdrucken kann. Diese Möglichkeiten zur Rechtevergabe bei erstellten Dokumenten haben Sie bei den kostenlosen Programmen in der Regel nicht.

Zusammenfassung: Was bringt der Einsatz von PDF-Dateien?

Zusammengefasst noch einmal die Vorteile der Verwendung von PDF-Dateien beim Dateiaustausch:

  • Eine einmal erstellte PDF-Datei sieht prinzipiell auf jedem Rechner dieser Welt gleich aus. Das heißt, von Ihnen festgelegte Formatierungen bleiben erhalten und werden sowohl auf Ihrem Rechner als auch auf jenem des Empfängers gleich dargestellt. Eine PDF-Datei gibt Inhalt und Format des Ursprungsdokumentes einschließlich aller Schriften, Farben und Grafiken präzise wieder. Ob das Dokument dabei einen Umfang von einer oder 150 Seiten hat, ist egal.
  • Der Empfänger muss kein Office-Paket installiert haben, um die Datei lesen zu können. Lediglich die Installation bzw. das Starten eines kostenlosen Leseprogrammes wie dem Adobe Reader oder dem Foxit Reader ist notwendig.
  • Eine PDF-Datei nicht ohne weiteres veränderbar. Wenn Sie eine Word-Datei versenden, kann diese problemlos vom Empfänger bearbeitet und verändert werden. Oftmals möchten Sie jedoch genau dies vermeiden, ihre Datei ist ausschließlich zum Lesen von Ihnen für andere erstellt worden. Dann ist eine PDF-Datei ihre erste Wahl, zum Verändern von PDF-Dateien benötigen Sie in der Regel Spezialsoftware, die dann auch einiges kostet.
  • Eine PDF-Datei ist sicher. Im Gegensatz zu einem Word- oder OpenOffice-Dokument kann sie keine sogenannten Makro-Viren enthalten. Für Word kann man automatisierte Abläufe von Befehlen programmieren, die den Anwender das Arbeiten erleichtern sollen, in dem sie durch einen einfachen Knopfdruck mehrere vordefinierte Befehle hintereinander ausführt. Böswillige Menschen können allerdings diese an sich durchaus sinnvolle Option ausnutzen und einen Virus auf Ihr System einschleusen. Dies kann bei einer PDF-Datei nicht passieren. Nicht zuletzt dieser Sicherheitsaspekt ist ein Grund, warum sich PDF als Austauschformat immer mehr durchsetzt. Beispielsweise fordern viele Unternehmen, die Bewerbungen per E-Mail annehmen, dass Textproben und Lebenslauf als PDF beigefügt werden. Wenn Sie diesen Unternehmen dann eine Word-Datei schicken, können Sie mit einiger Sicherheit davon ausgehen, dass Sie nichts mehr von diesem Unternehmen hören werden, aus dem einfachen Grund, dass der Personalchef der Firma ihre Dokumente gar nicht erst lesen wird, weil sie aufgrund des unsicheren Anhangs herausgefiltert wurden.

Wenn Ihnen also bis hierhin noch nicht klar war, warum Sie überhaupt PDF-Dateien verwenden sollten, spätestens wenn Sie Ihre ersten elektronischen Bewerbungen abschicken müssen, werden Sie mit dem Thema wieder konfrontiert werden.

Programme

FreePDF (früher: FreePDFXP)

Darstellung: FreePDF ist ein PDF-Ersteller eines deutschen Programmierers namens Stefan Heinz. Für die Verwendung von FreePDF benötigen Sie die Installationsdatei sowie eine weitere Installation namens „Ghostscript“, dies ist so etwas wie ein virtueller Druckertreiber für die PDF-Erstellung.

Bezugsquelle: http://www.freepdfxp.de

PDFCreator

Darstellung: Auch dies ein Programm aus deutscher Entwicklung. Kostenlos und ebenso einfach wie FreePDF zu installieren und bedienen.

Bezugsquelle: http://de.pdfforge.org/pdfcreator

Word2pdf

Darstellung: Ein ebenfalls kostenloses Programm zur PDF-Erstellung.

Bezugsquelle: http://www.smile-to-me.de/

Weiterführende Informationen, links

http://www.copyshop-tips.de/

http://www.adobe.com/de/epaper/tips/index.html

Für Fortgeschrittene: pdftk (PDF-Toolkit) + GUI http://www.paehl.de/pdf/?GUI_for_PDFTK